Omschrijving (toelichting)

Naast de in de begroting genoemde onderwerpen, lichten we hieronder andere ontwikkelingen en activiteiten toe die door de verschillende afdelingen zijn uitgevoerd.

Organisatieontwikkeling
Vanuit de bestuurlijke wens om met meer slagkracht (sneller, besluitvaardiger) te besturen en de gewenste stevige doorontwikkeling in de bedrijfsvoering is met de partnergemeenten intensief gewerkt aan herijking van de bestuurlijke en ambtelijke governance en een bedrijfsplan.
De resultaten van de gewenste aanpassing naar een bedrijfsvoeringsorganisatie hebben in december niet tot zienswijzen geleid. Dat maakt dat naar verwachting in het eerste kwartaal van 2025 de omvorming geformaliseerd wordt. De raden kregen in die procedure ook het bedrijfsplan ter informatie. Op basis daarvan gaven ze hun colleges een aantal wensen mee. Deze worden in het bestuur van de dienst besproken en voorzien van een reactie. 

Het bedrijfsplan kreeg vanuit het credo "van, voor en door drie partnergemeenten" vorm en werd in 2024 vastgesteld. In december is het interne plaatsingsproces van medewerkers binnen de nieuwe organisatiestructuur uit het bedrijfsplan afgerond. 
De vernieuwde manier van werken zal een aantal gewenste verbeteringen laten zien. Het management van de dienst neemt het initiatief om samen met de partnergemeentes tot een gefaseerde realisatie van het bedrijfsplan te komen.

Financiën
Op basis van de evaluatie van de P&C-cyclus en de gewenste ontwikkelingen in de dienstverlening, startten we met het voeren van P&C-adviesgesprekken en het aanbieden van financiële trainingen aan collega's van de vier Dommelvallei-organisaties. Daarnaast werd preventief extra capaciteit ingezet voor de jaarrekeningen van 2024, zodat er geen achterstanden ontstaan tijdens deze drukke periode.

In 2024 ondersteunden we de gemeenten bij de bezuinigingsoperaties en rondden we ook de aanbesteding voor het fiscale beleid en het Tax Control Framework (TCF) af. De vaststelling en implementatie hiervan vindt plaats in 2025, wat meer grip geeft op de fiscale processen. Een andere aanbesteding die we opstartten, betreft het nieuwe financiële systeem, dat we in 2027 in gebruik nemen. In 2024 onderzochten we ook welke financieel-administratieve processen geschikt zijn voor robotisering om zowel de efficiëntie als de betrouwbaarheid te verbeteren. Tot slot zijn de processen rondom verzekeringen, verhaal van schade op derden, verder geprofessionaliseerd.

Kwaliteit en Control
In 2024 is vanuit verschillende clusters het nieuwe team gevormd. Het team adviseert de Dommelvallei-organisaties bij het inrichten van beheersmaatregelen. De focus ligt daarbij op kwaliteitsborging en -verbetering en procesoptimalisatie. 

P&O
In samenwerking met Financien is invulling gegeven aan het implementeren en optimaliseren van het Power BI dashboard van P&O binnen de Dommelvallei-organisaties. Dit dashboard is gericht op de actuele informatie over de formatie, bezetting en de daaraan gekoppelde beschikbare loonruimte binnen de organisaties. 

Gelet op de ontwikkelingen en de krapte op de arbeidsmarkt heeft de recruiter, vanuit het bedrijfsplan, een vaste plek gekregen in het team P&O. De recruiter vervult een belangrijke rol in het proces van het werven van nieuwe medewerkers en de aanpak hiervan in samenwerking met de organisaties. 

Informatiebeveiliging en privacy
In 2024 legden we een goede basis om medewerkers voor te bereiden op de toekomst. De jaarrapportage van de Functionaris Gegevensbescherming (FG) en de Bestuursrapportage Digitale Weerbaarheid zijn vernieuwd. Beide geven meer inzicht in de stand van zaken van de implementatie en borging van privacy en informatiebeveiliging binnen de gemeentelijke processen. We groeien daarin als organisatie. Punt van aandacht is of het tempo van de groei hoog genoeg is. De ontwikkelingen in de digitale wereld gaan snel en criminelen werken steeds “professioneler".

Ook voerden we een nulmeting uit over de privacy-volwassenheid en stelden een plan van aanpak op voor verdere verbetering. Verder voerden we een grote inhaalslag uit in het opstellen van gezamenlijke beleidsuitgangspunten op informatiebeveiliging en privacy thema’s. Zoals wat is nodig om veilig om te gaan met mobiele apparatuur en de toegang tot digitale informatie. Hiermee is een goede basis gelegd voor de veilige inrichting van onze informatiesystemen en om te voldoen aan wet- en regelgeving.

Informatievoorziening
In 2024 hadden performance issues de volle aandacht nodig. We startten een gebruikersgroep om tussentijdse interventies te testen. Structurele maatregelen om de problematiek op te lossen is onder andere de implementatie van de Microsoft 365 suite. De uitrol van Microsoft 365 zal meerdere jaren duren. Andere belangrijke projecten die we in 2024 voorbereidden en startten zijn onder andere telefonie, gegevensmakelaar naar de cloud en het beheer van mobiele apparaten. Deze projecten ronden we in 2025 af.

De vraag naar BI-expertise voor de bouw van dashboards stijgt substantieel. Door de beperkte capaciteit kunnen we niet alle verzoeken inwilligen.